Avis de confidentialité

Le responsable de la protection des renseignements personnels du syndicat est le président du conseil d'administration.

Pour le joindre : syndicatcoproprietedosaka@gmail.com

• Votre nom, votre courriel, votre téléphone, votre adresse postale et votre langue.
• Les contacts d'urgence que vous nous donnez.
• Votre unité et sa quote-part, au registre des copropriétaires.
• Votre compte : courriel de connexion, mot de passe (jamais lisible, seulement sa version chiffrée) et second facteur, s'il y a lieu.
• Ce que vous faites dans le portail : vos demandes et leurs photos ou pièces, vos messages, vos votes et vos présences aux assemblées.
• Pour la sécurité : la date de vos connexions, l'adresse IP et le navigateur utilisés, inscrits au journal d'audit.
• Les courriels que vous écrivez au syndicat, dont le portail garde une copie pour leur suivi par le conseil.

Pour administrer la copropriété : tenir les registres que la loi exige, convoquer les assemblées et compter les votes, traiter vos demandes, entretenir l'immeuble et vous écrire. Pour protéger votre compte et repérer un accès anormal. Rien n'est vendu ni utilisé pour de la publicité.

Les membres du conseil d'administration voient ce qu'il faut pour administrer l'immeuble. Les autres copropriétaires ne voient pas vos coordonnées. Vous voyez votre unité, vos demandes et les documents ouverts à tous les copropriétaires.

La base de données et les fichiers du portail sont gardés sur le serveur qui fait tourner le portail pour le syndicat, dans un dossier réservé au portail. Les échanges avec le portail sont chiffrés.

• Une session de connexion dure au plus 7 jours.
• Un lien d'invitation est valide 48 heures.
• Après trop d'essais de mot de passe, la connexion est bloquée 15 minutes.
• L'aperçu d'un import des finances est effacé après 30 minutes.
• La copie locale d'un fil de courriel est effacée après 24 mois sans nouveau message, sauf s'il est lié à une demande.
• L'historique des courriels envoyés par le portail est effacé après 90 jours.
• Un fichier retiré du portail est effacé du serveur; un fichier resté sans fiche plus de 7 jours est repéré chaque jour et effacé lors d'un nettoyage.
• Le registre des copropriétaires, les procès-verbaux, les votes, les présences et le journal d'audit sont gardés tant que le syndicat doit les conserver.
• Pour la recherche, le portail garde aussi une copie du texte de la déclaration, du règlement, des procès-verbaux et des résolutions, sur le même serveur. Elle suit les mêmes droits d'accès que l'original et est mise à jour ou effacée avec lui.
• Les questions que les membres du conseil posent à l'agent du conseil, et ses brouillons de réponse, sont effacés après 24 mois. Si la question d'un autre membre vous nomme, elle n'est pas retrouvée à votre nom : elle est effacée à la même échéance.
• Les réunions peuvent être enregistrées pour rédiger le procès-verbal. L'enregistrement et sa transcription sont réservés au conseil et supprimés 90 jours après l'adoption du procès-verbal.

• L'hébergeur du serveur du portail.
• Google (Gmail) : la boîte courriel du syndicat. Le portail en lit les courriels pour le conseil et envoie ses réponses par elle.
• OpenRouter : l'assistant qui aide le conseil à lire les courriels. Il reçoit le texte des courriels analysés et le nom affiché de leurs auteurs, sans les pièces jointes ; les adresses de courriel et les longs numéros sont masqués au mieux. L'analyse se fait seulement à la demande du conseil ou en mode automatique activé par lui.

Aucun autre service ne reçoit vos renseignements.

• Voir les renseignements que le portail garde à votre sujet et en recevoir une copie.
• Faire corriger un renseignement inexact ou incomplet.
• Retirer votre consentement et demander d'effacer vos renseignements, sauf ce que la loi oblige le syndicat à garder (registre des copropriétaires, procès-verbaux, votes) : ces traces restent, sans votre nom quand c'est possible.
• Après un retrait, votre nom et votre adresse sont remplacés dans les copies de vos courriels, et les envois en attente vers vous sont annulés. Le texte des courriels que vous avez écrits au syndicat reste dans ses fils jusqu'à leur effacement après 24 mois sans nouveau message.

Pour exercer un droit, écrivez au responsable. Il vous répond dans les 30 jours. Si vous n'êtes pas satisfait, vous pouvez porter plainte à la Commission d'accès à l'information du Québec.

Si vos renseignements sont perdus ou consultés sans droit et qu'un préjudice sérieux est possible, le syndicat vous avertit, ainsi que la Commission d'accès à l'information.